Organisasi masyarakat sipil menghasilkan berbagai pengetahuan melalui pelaksanaan program, pendampingan masyarakat, riset, advokasi, maupun kolaborasi lintas pemangku kepentingan. Namun, tidak sedikit organisasi yang masih menghadapi tantangan dalam mengelola pengetahuan tersebut secara sistematis. Dokumen tersimpan di berbagai tempat, pengalaman pembelajaran belum terdokumentasi dengan baik, serta informasi yang telah dikumpulkan belum dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengembangan strategi organisasi.
Di tengah kompleksitas isu yang semakin meningkat, organisasi membutuhkan sistem pengelolaan pengetahuan yang tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga mampu menghubungkan pengalaman, data, dan pembelajaran menjadi sumber insight yang dapat digunakan untuk memperkuat kualitas program dan dampak organisasi.
Banyak organisasi telah menggunakan alat komunikasi/koordinasi seperti Google Drive dan sebagainya untuk media penyimpanan utama, namun belum memiliki tata kelola yang mendukung pembelajaran dan kolaborasi. Folder yang tidak konsisten, penamaan dokumen yang beragam, serta sulitnya menemukan kembali informasi menjadi tantangan yang umum ditemui. Oleh karena itu, pelatihan ini dirancang sebagai ruang belajar yang praktis dan kolaboratif untuk membantu organisasi membangun sistem pengelolaan pengetahuan melalui Google Drive sebagai living repository yang mudah diakses, terstruktur, dan dapat dimanfaatkan untuk mendukung kerja organisasi.
Pada akhir pelatihan, setiap organisasi peserta diharapkan menghasilkan:
- Draft atau struktur akhir Living Repository berbasis Google Drive;
- Standar taxonomy, penamaan dokumen, dan sistem tagging yang dapat diterapkan;
- Peta awal titik kebocoran pengetahuan (Knowledge Leakage Map);
- Contoh dokumentasi pembelajaran menggunakan After Action Review (AAR);
- Rencana tata kelola Google Drive, termasuk peran dan mekanisme pemeliharaannya;
- Rencana tindak lanjut (RTL) implementasi Knowledge Management di organisasi masing-masing.